Forum Konsultasi Publik Tahun 2021

Pelaksanaan FKP dilakukan pada hari Jumat, 5 November 2021 di Ruang Rapat Untung Suropati I Kota Pasuruan yang mengundang LSM, Ormas, PKK, Kelurahan dan Kecamatan se-Kota Pasuruan. Kegiatan FKP diselenggarakan dengan komunikasi dua arah, masyarakat dapat memberikan masukan dan saran kepada Penyelenggara Pelayanan Publik atas layanan yang diterima sebagai upaya perbaikan dan peningkatan kualitas pelayanan.

Permasalahan masyarakat dalam hal kepemilikan dan pengurusan dokumen kependudukan dan pencatatan sipil sangat komplek, dari berbagai permasalahan tersebut sangat dibutuhkan penanganan yang benar-benar optimal dan serius oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pasuruan sebagai organisasi unit pelayanan publik di Kota Pasuruan.

Hal ini harus menjadi perhatian untuk lebih meningkatkan pelayanan sehingga masyarakat di Kota Pasuruan mendapatkan kemudahan dalam melakukan pengurusan dokumen kependudukan serta terus mensosialisasikan arti pentingnya kepemilikan dokumen kependudukan sesuai dengan slogan yang dicanangkan oleh Kementerian Dalam Negeri Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan tentang #GISA (Gerakan Indonesia Sadar Administrasi Kependudukan), dimana sadar kepemilikan dokumen kependudukan, sadar pemanfaatan data kependudukan sebagai satu-satunya data yang dipergunakan untuk semua kepentingan, sadar pemutakhiran data kependudukan dan sadar melayani administrasi kependudukan menuju masyarakat yang bahagia.

Dalam pelaksanaan pelayanan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pasuruan ada beberapa faktor yang mempengaruhi yaitu :

1. Faktor sumber daya manusia dari jumlah petugas yang melayani sudah mencukupi dan sesuai dengan kompetensi yang ditetapkan serta taat pada prosedur yang telah dibuat. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pasuruan juga bekerja sama dengan kelurahan se-Kota Pasuruan untuk menjadi petugas register sebagai salah satu upaya mempercepat pelayanan untuk masyarakat.
2. Faktor sumber daya fasilitas yang dimiliki oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil hanya memiliki 2 printer KTP dan 1 printer KIA, perlu adanya penambahan dan pembaruan sarana parasarana agar dapat melayani secara optimal. Serta jaringan internet yang ada sesekali mengalami trouble sehingga memperlambat layanan untuk masyarakat.
3. Faktor perkembangan zaman yang menuntut semua informasi dan layanan terkait adminduk dilakukan secara online. Akan tetapi dalam pelaksanaannya Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil masih terus berbenah dan mencari formula yang tepat agar masyarakat dapat menggunakan layanan online dengan mudah, karena beberapa kelompok masyarakat di Kota Pasuruan masih belum siap untuk melakukan layanan online.

Dalam Forum Konsultasi Publik tentang Evaluasi Pelayanan Administrasi Kependudukan yang telah dilakukan dapat diidentifikasi beberapa masalah yang diutarakan oleh peserta antara lain :

1. Kurangnya sosialisasi sampai tingkat RT tentang persyaratan adminduk
2. Dengan adanya regulasi baru, untuk penduduk pindah tidak memerlukan pengantar RT/RW
3. Kurangnya informasi pemohon untuk pemdeteksi progres pelayanan yang sedang diajukan
4. Pengaduan dan konsultasi hanya dilayani pada saat jam kerja
5. Standar pelayanan dipublikasi secara online, misal melalui youtube

Sosialisasi kepada masyarakat mengenai informasi layanan adminduk yang dirasa masih belum optimal karena dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu adanya paradigma masyarakat bahwa pengurusan dokumen kependudukan dilakukan jika sudah dibutuhkan saja, peran stakeholder yang terkait (RT/RW) kurang optimal dalam penyampaian informasi kepada masyaarakat mengenai layanan adminduk, kurannya koordinasi antara dispendukcapil dengan dinas yang memanfaatkan data kependudukan serta kurang masifnya publikasi standar pelayanan secara online. Selain itu, regulasi mengenai persyaratan layanan adminduk yang berubah-ubah membuat penyelenggara layanan harus terus memperbarui sarana informasi yang dimiliki dan menyesuaikan dengan regulasi yang baru tetapi terkendala oleh sumber daya manusia dan anggaran dana yang ada.

Sosialisasi mengenai informasi layanan adminduk dapat dioptimalkan dengan memberikan pemahaman kepada masyarakat tentang pentingnya kepemilikan dokumen kependudukan, pengurusan dokumen kependudukan harus diurus sesegera mungkin, tidak hanya menunggu saat dibutuhkan saja. Selain itu melakukan koordinasi dengan RT/RW atau dinas terkait agar dapat memberikan informasi tentang pelayanan adminduk secara aktif, jelas serta tercapai kesepahaman yang sama. Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat menuntut semua layanan publik termasuk layanan adminduk dilakukan secara online. Hal ini, masih belum diimbangi dengan kompetensi pegawai dalam merumuskan atau membuat sistem layanan online yang mudah serta kurang adanya dukungan dari pemerintah daerah untuk mewujudkan layanan adminduk secara online. Selain itu, fakta di lapangan terdapat beberapa kelompok masyarakat yang belum siap atau masih kesulitan untuk melakukan pelayanan secara online. Sehingga masih perlu diadakan bimbingan teknis untuk pegawai dalam merumuskan sistem online dan sosialisasi secara masif untuk masyarakat tentang layanan adminduk online.

Berdasarkan berita acara hasil Forum Konsultasi Publik yang telah diselenggarakan berikut rencana aksi yang akan dilakukan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pasuruan yaitu :

1. Menyediakan poster tentang persyaratan adminduk dan disebarluaskan di tiap RT se-Kota Pasuruan serta dilakukan sosialisasi tentang layanan adminduk secara masif kepada masyarakat yang bekerja sama dengan kelurahan, RT, dan RW agar informasi dapat diterima dengan baik. Kegiatan ini akan dilakukan pada Bulan November tahun 2021.

1. Menyediakan laporan perpindahan penduduk berupa aplikasi agar setiap RT dapat mengetahui siapa saja warganya serta dilakukan sosialisasi tentang aplikasi tersebut. Kegiatan ini akan dilakukan pada Bulan November tahun 2021 Selain itu, tetap menyediakan dokumen hardcopy laporan perpindahan penduduk kepada RT/RW secara berkala.
2. Menyediakan aplikasi notifikasi progress pelayanan untuk pemohon agar pemohon dapat melacak progress dokumen yang diurus via online. Setelah itu, dilakukan sosialisasi dan launching tentang aplikasi tersebut serta melakukan monitoring dan evaluasi untuk dijadikan perbaikan kedepannya. Kegiatan ini akan dilakukan pada Bulan Desember tahun 2021.
3. Mempersiapkan bot WA untuk layanan konsultasi dan pengaduan yang melayani selama 24 jam dengan nomor WA : 085755369187. Layanan ini tersedia pada Bulan Desember 2021. Selain pada WA, layanan konsultasi dan pengaduan rencananya akan disediakan pada web instansi yaitu https://dispendukcapil.pasuruankota.go.id atau https://sip.pasuruankota.go.id sehingga memudahkan masyarakat dalam melakukan konsultasi dan pengaduan kapanpun dan dimanapun.
4. Membuat informasi layanan adminduk yang lebih menarik dan persuasif agar lebih mudah dipahami oleh masyarakat. Informasinya dapat berupa video tutorial mengenai layanan adminduk dan diposting di akun youtube Dispendukcapil. Kegiatan ini akan dilaksanakan pada tahun 2022, dikarenakan anggaran baru tersedia pada tahun 2022